【電話応対が苦手…】簡単な３つのコツ

こんにちは！りっぽです

そんなことはありませんか？

私もパート先で電話を取るのが苦手でした…

まず第一声で噛んでしまうことがあり、しどろもどろになっちゃうんです(;’∀’)

そんな私でも、ちょっとしたコツで怖がらずに電話が取れるようになりました！

この記事では

電話応対が苦手に感じる原因は？

電話を苦手に感じる原因は

電話は取ってみるまで分からないものです。

かけてくる相手も、「誰が出るか分からない」という緊張があるかもしれません。

自分だけじゃなく、多くの人が「電話はちょっとドキドキするもの」なんだと思います。

電話には「考えずに反応する」

電話が鳴ったときは、「とにかく取る」を心がけます。

誰だろう？と考えていると反応が遅くなってしまうので、

が条件反射になるようにしましょう。

子機や保留、取り次ぎなど、電話の操作方法が分からない場合は、まず教えてもらいましょう。

ナンバーディスプレイで相手が分かることもあるので、

余裕があればナンバーディスプレイを見てみよう

電話応対のコツ３つ

電話に出る人には役割があります。

それは要件を取り次ぐということ。

自分で答えられることは答えればよいのですが、

自分には分からないことの要件もあります。

電話に出る人は、「分かる人に取り次ぐ」ということが役割になります。

下の３つのコツを押さえれば大丈夫だよ！

１．第一声はゆっくりと

電話を受ける第一声の目的は、自分の会社名を相手にしっかり伝えることです。

電話をかける人も、正しい相手にかけられているかの確認をしたいので、

ゆっくりはっきりと第一声を伝えることで、相手を安心させることができます。

なぜか第一声の自分の社名や名前で噛んでしまうんだよね…

第一声を噛まないコツは

ゆっくり大きな声で、壁に書かれた大きな字を読み上げるように話すこと。

このことを意識するだけで、私はあまり噛まなくなりました！

噛んでしまう原因は、相手を待たせてはいけないと焦って早口になってしまうから。

流れるように流暢に言わなくてはという気持ちがあるかもしれません。

実際にはまったく焦る必要はなく、ゆっくり話しても相手は待ってくれています。

小学生を相手に話すような気持ちで、よく聞き取れるようにゆっくり話しましょう。

焦らずにゆっくり話すことで自分を落ち着かせる効果もあるよ

第一声は決まり文句なので、ここをはっきり言えるようになると、

電話を取るのがあまり怖くなくなるよ！

２．メモを取る

電話の近くには必ずメモ用紙と書くものを用意しておきます。

相手が話す先から

相手が話し終わったら、

メモを見ながら「要件の内容」と「会社名、お名前」を復唱して確認します。

３．分からないことは分かる人に取り次ぐ

電話を取る人の役割は「取り次ぐ」ことです。

要件を聞いた後、自分では分からないことは、分かる人に取り次ぎます。

取り次ぐ人には

• 相手の名前
• 要件の内容

を伝え、電話の相手が二度手間にならないようにします。

分かる人がその場にいない場合

相手が承諾したら

お名前ももう一度確認します。

相手が「じゃあ明日またこちらからかけます」など言ったときは、

お名前の確認をして、担当者あてに要件のメモを残しておきます。

まとめ

電話を取る人の役割は、要件を取り次ぐことです。

そのためには次の３つのことができれば大丈夫！

あとは誠実にていねいに受け答えすることを心がければ、

言葉遣いが完璧でなくてもいいと思います。

まずはゆっくりはっきり第一声を読み上げることから始めてみてね！

りっぽ

イラストレーター。

子どもとの時間を（そして一人の時間も）もっと楽しむ、

ちょっとしたアート遊びやものづくりを紹介します。

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